Entrevista a Idaly García, Asistente Jurídico de la Notaría 5ta de Bogotá
Visitamos la notaria 5ta de Bogotá, institución que destaca por su desarrollo en el campo tecnológico y digital, lo cual evidencia su aporte con el medio ambiente y optimización de sus servicios.
Idaly García, asistente jurídico nos compartió la importancia de los servicios notariales que brindan al público.
¿Cuales son los servicios por los que más acuden las personas a una notaría?
Aunque hay gran variedad de servicios, estos se dividen en los siguientes grupos:
- Escrituración
- Conciliaciones
- Registro Civil
- Autenticaciones
- Declaraciones
Dentro del proceso de escrituración las compraventas, en todas sus modalidades es la más solicitada, ya sean ventas de contado, venta a crédito, venta de porcentajes. Sin embargo también se otorgan escrituras de Matrimonio, Divorcio, Sucesiones, y otros actos en menor escala: Registro Civil, que comprende nacimientos, matrimonios y defunciones, así mismo la expedición de copias autenticas de Registro civil, Autenticaciones, en su mayoría de documentos privados y copias de documentos originales.
¿Que tan importante es acudir o contar con los servicios notariales?
Muy importante ya que la institución Notarial es garante de la propiedad privada en Colombia y por ello propicia la consolidación de la Democracia, ejerce el control de legalidad en todos y cada uno de los negocios jurídicos sobre bienes inmuebles, los Notarios son depositarios de la fe pública que da certeza sobre los actos que realizan y más importante aún brinda a todas las personas la seguridad jurídica sobre todas sus actuaciones.
¿En qué consiste la custodia de los documentos?
La custodia de los documentos es el desarrollo del principio de matricidad del Notariado latino que consiste en el almacenamiento y custodia de todas y cada una de las Escrituras públicas que contienen a su vez los negocios jurídicos, y la guarda de todas las manifestaciones de voluntad de las personas, a través del tiempo, con estos se conforma el protocolo Notarial que permite a todos registrar y constatar los diferentes hechos y eventos a través de la historia.
Por ejemplo, ¿En una notaría se puede custodiar una carta de amor?
Claro, se puede custodiar una carta de amor, usted puede traerla y decir que quieres protocolizar esta carta de amor. Uno nunca sabe si esa carta puede ser un hit en 10, 20 o 30 años.
Sabemos que la promesa de venta entra en una etapa precontractual mientras que el contrato de venta ya pasa a la etapa contractual, pero porque cree usted que la mayoría de las personas se enfocan en la primera etapa ¿Cual es la diferencia?
La promesa de venta contiene un negocio jurídico precontractual, que exige un negocio jurídico futuro, en el que se establece la obligación futura de cristalizar ese acto en una escritura pública. Se enfocan en la promesa de venta pues allí surgen todas las obligaciones que se cristalizaran antes, durante la escritura y de manera posterior. Resulta importante resaltar que para que una promesa de venta surta efectos jurídicos se requiere establecer un término y una condición determinada y se debe precisar la Notaria en la cual se autorizará la Escritura pública; la inexistencia de estos requisitos produce la nulidad de esa promesa, de venta siendo entonces inexigible judicialmente.
La diferencia radica en que la promesa de venta es un negocio jurídico precontractual contenido en un documento privado que debe ser autenticado ante Notario, mientras el contrato de compraventa sobre bienes inmuebles es un negocio jurídico contenido en una escritura pública que es un acto solemne otorgado por las partes y autorizado por el Notario. Siendo la promesa de compraventa un primer encuentro entre las partes, tienen la posibilidad de realizar, propuestas y contrapropuestas, se torna muy importante para las personas porque en él buscan establecer aquellas condiciones que les favorezcan o que les permitan realizar con éxito el negocio.
¿Cuáles considera que son las características que debe tener en cuenta una buena notaría pública?
Las características de una buena Notaria se podrían sintetizar en la prestación de la función pública Notarial con eficacia, confianza y seguridad jurídica.
Eficacia, para lograr un alto nivel es necesario contar con tecnología de punta que le permita prestar sus servicios de manera ágil, eficiente y segura. En la notaria 5 de Bogotá se han implementado los más avanzados procesos tecnológicos para ser eficaces en la prestación del servicio de tal manera que haya velocidad y cero errores en los trámites adelantados. Para tal efecto se ha desarrollado una plataforma electrónica y software que permiten acercarnos a nuestros usuarios de manera amigable utilizando inteligencia artificial documental. Verbigracia nuestro sistema de gestión electrónica de copias digitales de escrituras públicas autorizadas en está Notaria, el cual realiza la gestión documental automatizadamente sin la participación humana, hoy día la adquisición de una copia electrónica de una Escritura pública de está Notaria se encuentra a un clic de distancia. Este proceso se logra accediendo a nuestra página web, www.notaria5.com.co, al link descarga de Escrituras y de manera amigable le solicita el número y fecha de la escritura y le muestra la primera página, lo interconecta con la pasarela de pagos Payu y una vez realizado el pago de manera automatizada le suministra a dicho correo la copia electrónica de la escritura pública con la correspondiente firma digital, que le da validez y eficacia probatoria. Así mismo todos y cada uno de los Registro de nacimiento, matrimonio y defunción se encuentran sistematizados, por manera que un usuario se acerque a la notaria 5 para la solicitud de una copia de un registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción, en minutos es atendida y satisfecha su petición.
Igualmente, para la elaboración de las escrituras públicas se han implementado aplicativos para que de manera automatizada se realicen las escrituras públicas y de esta manera se eliminen las posibilidades de error en la construcción de ellas.
Confianza, para generar la confianza es necesario prestar un excelente servicio y que haya afabilidad y amabilidad en los momentos de verdad, que es el instante en que el usuario interactúa con la infraestructura Notarial y se termina consolidado cuando el usuario observa la velocidad, la calidad y eficiencia para lograr el resultado final.
Seguridad Jurídica, es la que se logra con la excelente formación jurídica de nuestros funcionarios, que genera tranquilidad en nuestros usuarios, pues al realizar el control de legalidad de un negocio jurídico que se eleve a escritura pública es necesario tener una formación integral en todo nuestro ordenamiento jurídico, partiendo del conocimiento del derecho constitucional, civil, comercial e.t.c.
Redacción: Actualidad Inmobiliaria
